Kamis, 06 Desember 2012

Membuat Dan Memodifikasi Tabel Pada Ms Access

Modul I 
MEMBUAT DAN MEMODIFIKASI TABEL
A. Membuat Tabel 
Setelah membuat Database langkah selanjutnya adalah merancang dan membuat tabel. Pada Access atau database relasional pada umumnya, tabel direpresentasikan sebagai kumpulan data yang berhubungan dengan topik tertentu (baca : database). Sebelum membuat tabel ada beberapa istilah yg harus diketahui, yaitu :
filed, yaitu tempat dimana data atau informasi dalam kelompok yg sama atau sejenis dimasukan dan umumnya direpresentasikan sebagai kolom.
Record, yaitu merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yg biasanya tersimpan dalam bentuk baris
Sebenarnya ada beberapa cara untuk membuat tabel dalam Access tetapi yang umum dilakukan adalah dengan metodeCreate in Design View karena lebih fleksibel, berikut langkahnya :

1. Buka file database yg diinginkan, kemudian pada jendela keja database, klik Tables (tempat menampung tabel-tabel yg akan dibuat) yg ada dibawah Object. Lihat gambar Jendela database dengan pilihan Obyek Tables
 
Gambar Jendela Database
 
2. Pada Jendela database tersebut double click Create table in Design View, sehingga jendela Table Design akan ditampilkan seperti dibawah ini :
 
Gambar Table Designer

3. Pada Jendela Table Design, lakukan pendefinisian struktur tabel yg diinginkan dengan cara mengisi nama field (field name) dengan panjang maksimum 64 karakter, jenis data (data type) dan keterangan (description) bila ada.
Catatan : Pada saat pengisian field name, perlu ditentukan field yang akan dijadikan sebagai primary key karena kalau tidak Access akan memberikan nilainya sendiri (ID), letakkan cursor pada field yg akan dijadikan kunci (primary key) kemudian pilih menu Edit =>Primary Key, atau klik icon toolbar bergambar kunci

4. Bila diperlukan isi field properties yg ada dibawahnya yang terdiri dari General dan Lookup. Tampilan properties akan berbeda tergantung pada tipe data-nya. Berikut beberapa field propertes yang ada pada Access XP :

Field Size, digunakan untuk menentukan lebar maximum untuk data yg disimpan dalam field bersangkutan, Field Size diperuntukan bagi tipe data Text, Number, dan AutoNumber.
Format, digunakan untuk mengatur tampilan angka, tanggal, waktu dan text yg akan ditampilkan di layar maupun di printer
Decimal places, untuk menentukan jumlah angka desimal yg diinginkan
Input Mask, untuk menentukan tampilan pada saat data dimasukkan, juga digunakan untuk mengendalikan nilai yg dimasukkan.
Caption, untuk menampilkan informasi yg berguna untuk user sebagai judul kolom, form, atau laporan.
Default Value, untuk menentukan nilai yg otomatis diisikan kedalam suatu field ketika record baru dibuat. Properti ini tidak berlaku untuk jenis data AutoNumber dan OLE Object.
Validation Rule, digunakan untuk membatasi atau mengontrol pemasukan data pada field tertentu.
Validation Text, untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yg dimasukkan tidak sesuai dengan batasan data yg telah diberikan pada field tertentu.
Required, untuk menentukan apakah sebuah field harus diisi atau tidak harus. Jika Yes maka data harus diisikan sedangkan apabila diisi No maka boleh dikosongkan.
Allow Zero Lenght, untuk menentukan "zero-lenght string" ("") adalah data yg valid kedalam sebuah field dalam tabel. Bernilai Yes, jika data tersebut dianggap valid, No jika dianggap tidak valid. Properti ini hanya berlaku untuk tipe data Text, Memo, dan Hyperlink.
Indexed, digunakan untuk membuat index pada field ini.

5. Setelah selesai melakukan pendefinisian terhadap struktur tabel, kemudian simpan hasilnya dengan klik menu File =>Save (CTRL+S), maka kotak dialog Save As akan ditampilkan
 
 
Gambar Kotak Dialog Save As
 
 
 6. Bila tak dibutuhkan lagi tutup jendela tabel design tersebut dengan klik menu File => Close atau tombol close (X)
 
B. Memodifikasi Struktur Tabel dan Mengisi Data
Setelah tabel terbentuk anda dapat memodifikasi struktur tabel yang telah dibuat apabila diperlukan yaitu dengan mengklik Tabel yg ingin dimodifikasi pada jendela Database kemudian Klik Toolbar Design atau klik kanan tabel yang diinginkan kemudian pilih Design View. Sedangkan untuk mengisi data anda tinggal klik dua kali pada tabel bersangkutan atau klik kanan pada tabel yang diinginkan kemudian pilih Open.

C. Mengatur Field Pada Tabel
Pada saat-saat tertentu pengaturan field akan diperlukan, berikut pengaturan yg sering dilakukan terhadap field

a . Mengubah Posisi Field

Untuk mengubah posisi field ikuti langkah berikut :
1. Buka dalam modus Design Tabel yg akan dimodifikasi (tempat field yg akan diubah posisinya)
2. Letakan pointer mouse kesebelah kir nama field yg akan dipindahkan (sampai terlihat tanda panah hitam), kemudian klik satu kali sehingga baris yg terpilih akan tersorot hitam, atau apabila ingin memindahkan beberapa field sekaligus lakukan pemilihan sambil menekan tombol CTRL.
3. Geser (Drag) tanda segitiga putih yg ada disebelah kiri nama field tersebut ke posisi baru yang diinginkan.

b. Menghapus Field

Lakukan langkah berikut :
1. Pilih field yg akan dihapus pada modus Design Tabel tempat field bersangkutan.
2. Arahkan pointer mouse kesebelah kiri nama field yg ingin dihapus (sampai terlihat tanda panah hitam) kemudian klik satu kali hingga tersorot hitam atau bila ingin menghapus beberapa field sekaligus lakukan pemilihan sambil menekanCTRL
3. Klik menu Edit => Delete Rows, atau klik kanan pilih Delete Rows. Selanjutnya akan menampilkan pesan konfirmasi apakah anda yakin akan menghapus : klik Yes bila anda yakin dan klik No bila ingin membatalkan penghapusan.

c. Menyisipkan Field Baru
Untuk menyisipan field baru lakukan langkah berikut :
1. Pilih posisi field tempat field baru akan disisipkan pada modus Tabel Design, kemudian klik menu Insert => Rows atau klik kanan pilih Insert Rows
2. Pada baris kosong tersebut, definisikan field baru yang diinginkan, dan jangan lupa menyimpan hasil dari setiap perubahan yang anda lakukan.

C. Menghapus Tabel dari Database
Apabila tabel tertentu sudah tidak dibutuhkan lagi, maka anda dapat menghapusnya dengan langkah sebagai berikut :
1. Dari jendela Database, pada Object Tables pilih tabel yang ingin dihapus, kemudian klik menu Edit => Delete atau klik kanan pada tabel kemudian pilih Delete sehingga memunculkan kotak dialog konfirmasi, klik Yes apabila anda yakin menghapus tabel dan klik No apabila anda masih ragu.
 
Modul II
MENEMPATKAN DATA BERJENIS LOOKUP WIZARD
Fasilitas ini berguna untuk memudahkan pemasukan data yg memiliki kesamaan dan sifatnya sudah tertentu, misalnya pada Field Pendidikan Terakhir maka data yang umum akan dimasukkan adalah SD, SMP, SMA, D1 dst....., untuk mensikapi data jenis ini maka akan lebih baik menggunakan Lookup wizard untuk memudahkan. Untuk membuat lookup wizard pada sebuah field seperti diatas lakukan langkah berikut :
1. Buka Tabel dalam modus Design (Struktur tabel) dimana field yg akan dibuat lookup wizard berada
 
 
Gambar Struktur Tabel dengan Tipe Data Lookup Wizard
 
 
2. Dari Gambar disebelah kanan diatas anda diminta untuk memilih apakah data diambil dari kolom sebuah tabel atau query (yg sudah dibuat sebelumnya) ataukah akan diketik langsung. Dalam hal ini penulis memilih mengetikan langsung, sehingga menampilkan jendela sebagai berikut :
 
Gambar Data dimasukkan langsung
Gambar proses pembuatan Tipe Data Lookup Wizard telah selesai
 
MODUL III
MENGURUTKAN, MENYARING, MENCARI DAN MENGGANTI DATA
a. Mengurutkan Data
Untuk mengurutkan data pada tabel yang sedang terbuka (aktif), ikuti langkah berikut :
1. Tempatkan pointer sel atau titik sisip pada field yang akan dijadikan kunci pengurutan
2. Pilih salah satu perintah berikut :
- Klik menu Records => Sort => Sort Ascending (urut data naik dari kecil ke besar) atau => Sort Descending (untuk urut turun dari besar ke kecil)
- Klik kanan pada sel yang akan dijadikan dasar pengurutan kemudian pilih (klik) Sort Ascending (untuk urut naik : seperti 1..9 dan A....Z) atau Sort Descending (untuk urut turun, seperti 9...1 dan Z....A).

b. Menyaring Data
Penyaringan (Filtering) akan membatasi secara sementara jumlah record yang akan ditampilkan sesuai dengan kriteria yang anda tentukan
1. Menyaring Data dengan Fasilitas Filter By Selection
Untuk menyaring data dengan fasilitas ini, ikuti langkah berikut :
- Aktifkan Tabel yang datanya akan 
disaring, kemudian letakan cursor atau titik sisip pada field dan data yang akan dijadikan kriteria penyaringan. Misalnya anda ingin menampilkan anggota yang tinggal di Kecamatan "Umbulharjo", untuk itu pada field (kolom) kecamatan letakan cursor pada sel yang berisi data "Umbulharjo"
- Klik menu Records => Filter =>Filter By Selection atau klik kanan kemudian pilih (klik) Filter By Selection, langkah ini akan menyebabkan data yang ditampilkan hanya anggota yang tinggal di Kecamatan "Umbulharjo"
- Sebaliknya bila anda ingin melakukan penyaringan data dengan kriteria anggota yang tidak tinggal di Umbulharjo, pilih menu Records =>Filter => Filter Excluding Selection atau klik kanan sehingga muncul menu popup pilih Filter Excluding Selection.

catatan : untuk membatalkan penyaringan dan mengembalikan data ke tampilan aslinya, klik menu RecordsRemove Filter/Sort, atau klik kanan kemudian pilih Remove Filter/Sort
2. Menyaring Data dengan Fasilitas Filter By Form
Fasilitas ini memiliki kelebihan diantaranya :
- Anda dapat menyaring data pada satu waktu dengan menggunakan lebih dari satu kriteria.
- Anda dapat menyaring data dengan menggunakan kriteria "atau"
- Pada kriteria anda dapat menyertakan operator logika seperti : >, <, =, dan lainnya.
Untuk menyaring data menggunakan fasilitas ini, ikuti langkah berikut :
- Aktifkan (buka) tabel yang datanya akan disaring.
- Klik menu RecordsFilterFilter By Form, sehingga menampilkan jendela untuk memasukkan kriteria akan ditampilkan
 
Gambar jendela pemasukan kriteria
Catatan : Lihat pada sisi bawah gambar anda diperkenankan untuk menampilkan berdasarkan Look For atau Or
 
- Tentukan kriteria penyaringan pada field yang anda inginkan, misalkan anda ingin menampilkan Tempat lahir Anggota diYogyakarta dan penghasilannya lebih dari 1000.000, maka pada field Tempat Lahir klik Yogyakarta dan pada field Penghasilan ketikkan >=1000000. - Klik menu Filter => Apply Filter/Sort, dengan langkah ini secara otomatis data yang akan ditampilkan hanya yang memenuhi kriteria yang telah ditentukan saja
c. Mencari dan Mengganti Data
Fasilitas Find berguna untuk mencari sebuah record yg berisi data tertentu. Sedangkan Replace berguna untuk mengganti data yang ditemukan dengan data baru yang anda tentukan.
 
MODUL IV
MEMBUAT DAN MENGATUR HUBUNGAN ANTAR TABEL
Relasi atau hubungan antar tabel pada Database merupakan "ruh" yang membuatnya mudah dipahami yaitu bagaimana data menjadi satu kesatuan sehingga betul-betul terwujud konsep sebuah database relasional dan Access merupakan Program aplikasi yang merepresentasikan relasi antar tabel secara visual yaitu melalui primary key atau field-field kunci pada tabel yang mendefinisikan nilai unik bagi tiap record dalam tabel atau foreign Key (Kunci Tamu) pada tabel lainnya (Baca lebih lengkap konsep ini di Materi Database Relasional oleh penulis yang sama)
Berikut visualisasi dari relasi antar tabel yang dibuat pada MS Access XP
 
Gambar relasi antar tabel pada Access XP
catatan : Pada Gambar disamping yang harus pahami juga adalah Derajat (Cadinality Ratio) dari masing-masing hubungan apakah berupa hubungan :
1 ke N (satu kebanyak)
1 ke 1 (satu kesatu), ataukah
M ke N (banyak ke banyak), untuk lebih jelas silahkan baca lagi di ERD (Entity Relationship Diagram)
 
Untuk membuat visualisasi hubungan seperti diatas, lakukan langkah berikut :
1. Dari jendela Database, klik menu Tools, Relationship atau klik toolbar Relationship, sehingga akan ditampilkan kotak dialog Show Table yaitu tabel-tabel yang akan anda buat Relasinya, sebagai berikut :
 
Gambar Kotak Dialog Show Table
Catatan: Pada kotak dialog disamping terdapat 3 Tab yaitu :
- Tables; Tab ini untuk menampilkan semua Tabel yang ada pada Database
Query; Tab ini untuk menampilkan Query, dan
Both; untuk menampilkan keduanya (Tabel dan Query)

 
2. Klik nama tabel yang ingin dihubungkan kemudian klik tombol Add atau klik dua kali pada nama tabel bersangkutan
catatan : untuk memilih beberapa tabel sekaliguas, lakukan pemilihan sambil menekan tombol CTRL pada Keyboard
3. Apabila dirasa cukup, tutup kotak dengan menekan tombol perintah Close sehingga akan menampilkan Jendela kerja Relationships yang berisi tabel/query yang anda pilih pada kotak dialog sebelumnya
 
Gambar jendela Relationships yang siap dihubungkan (Dibuat relasinya)
 
4. Untuk membuat hubungan antar tabel, lakukan penggeseran (drag) nama field yang digunakan sebagai kunci penghubung ke posisi nama field pada tabel lainnya.
5. Apabila field kunci penghubung sudah sesuai maka akan muncul, kotak dialog :
 
 Gambar Kotak Dialog Relationship
Apabila anda sudah yakin untuk menghubungkannya klik tombol perintah Create
 
6. Lakukan langkah yang sama untuk membuat relasi pada tabel yang lainnya
7. Setelah selesai simpan pekerjaan anda dengan menekan CTRL+S

A. Menambahkan Tabel Baru Pada Jendela Kerja Relationships
Untuk menambahkan tabel baru pada jendela kerja relationship, lakukan langkah berikut :
1. Dari Jendela Kerja Relationship, Klik menu RelationshipsShow Table atau klik kanan kemudian pilik Show tablemaka kotak dialog Show Table akan ditampilkan
2. Pilih nama tabel yang ingin dihubungkan, klik tombol perintah Add
3. Apabila dianggap cukup tutup kotak dialog tersebut dengan menekan tombol perintah Close

B. Mengatur Hubungan Antar Tabel
Ada beberapa hal yang mungkin perlu diatur berkenaan dengan hubungan (relasi) antar tabel, apabila dianggap perlu lakukan langka berikut untuk melakuka pengaturan :
1. Pada Jendela Kerja Relationships yang sedang aktif klik dua kali pada garis penghubung antar tabel yang diinginkan
2. Pada kotak dialog yang muncul lakukan perubahan terhadap hubungan sesuai kebutuhan.
3. Jika diperlukan klik kotak cek Enforce Referential Integrity untuk memberlakukan aturan Referential Integrity terhadap relasi yang anda modifikasi. Anda dapat memberikan dua pengecualian terhadap referential integrity, yaitu dengan memilih atau mengklik kotak cek berikut :
- Cascade Update Related Fields, dimana perubahan pada primary key pada tabel primer otomatis akan mengubah nilai pada record-record yang bersesuaian dalam tabel yang memiliki relasi dengannya.
- Cascade Delete Related Records, dimana penghapusan pada record pada tabel primer, mengakibatkan penghapusan record yang bersesuaian pada tabel yang direlasikan dengan tabel primer

4. Klik tombol perintah Join Type, apabila anda ingin mengubah tipe hubungannya sehingga akan ditampilkan kotak dialog
 
 Gambar Kotak Dialog Join Properties
 
Pada Kotak dialog diatas klik salah satu tombol yang artinya sebagai berikut :
- Pilihan 1 : artinya hanya menampilkan record-record yang bersesuaian dari kedua tabel yang memiliki relasi
- Pilihan 2 : artinya akan menampilkan semua record dalam tabel yang direlasikan dan hanya record-record yang bersesuaian pada tabel primer.
- Pilihan 3: artinya menampilkan semua record dalam tabel primer dan hanya record-record yang bersesuaian pada tabel yang direlasikan. Setelah melakukan pemilihan Klik OK
 
 

Tidak ada komentar:

Posting Komentar